Gérer les subventions de recherche

Les chercheuses et chercheurs de l’IURDPM sont encouragés à déposer leurs fonds de recherche au CIUSSS du Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal (CCSMTL). Chaque projet doit être géré indépendamment, dans une unité administrative spécifique. Pour ce faire, il faut envoyer la lettre d’octroi au technicien en administration – Finances de l’IURDPM, mourad.bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca.

Les informations requises pour déposer les fonds sont :

• Nom de la chercheuse ou du chercheur
• Nom de l’organisme subventionnaire
• Numéro d’octroi (attribué par l’organisme subventionnaire)
• Date de début et date de fin de subvention
• Montant à déposer au CCSMTL
• Calendrier et montant des versements
• Montant des frais indirects de recherche (FIR) associés à cette subvention, si pertinent
• Titre du projet
• Numéro éthique du projet
• Calendrier et gabarits à utiliser pour la reddition de compte (rapports attendus)

Le technicien en administration – Finances obtiendra un numéro d’unité administrative (UA) de six chiffres qui doit être utilisé par la chercheuse ou le chercheur pour toutes ses communications futures au CCSMTL au sujet de cette subvention.

Il arrive qu’une chercheuse ou un chercheur veuille transférer des fonds de l’université ou d’un autre établissement vers le CCSMTL. Pour ce faire, il faut utiliser un formulaire de transfert de fond. Par exemple, à l’Université de Montréal, il s’agit du Formulaire BRDV-s201. Voir les instructions sur le site du Bureau Recherche-Développement-Valorisation (BRDV) Le transfert de fonds - La recherche - Université de Montréal.

Dans le cas où l’on veut transférer de l’argent à partir d’une unité administrative du CCSMTL vers un autre établissement, il faut utiliser

le Formulaire de transfert de fonds de l’IURDPM.

Les règles à respecter

• Certains organismes subventionnaires ne permettent pas de transférer les fonds, il faut vérifier au préalable;
• Les règles de l’organisme subventionnaire au sujet des dépenses admissibles doivent être respectées par toutes les organisations impliquées dans la gestion du fond;
• La reddition de compte sera partagée par toutes les organisations impliquées dans la gestion du fond mais, normalement, l’établissement qui a reçu les fonds à l’origine reste imputable pour la production des bilans financiers.
  

Dans le réseau de la santé et des services sociaux du Québec, toutes les dépenses doivent être approuvées par une personne gestionnaire. Cette règle s’applique aussi aux fonds de recherche gérés au CCSMTL.

La chercheuse ou le chercheur doit remettre sa facture au technicien en administration-Finances, mourad.bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca, en précisant :

• Le numéro d’UA où imputer la dépense;
• Le code secondaire, c’est-à-dire la catégorie de dépense de la Charte comptable du CCSMTL;
• Le poste budgétaire (catégorie de dépense) selon les consignes de l’organisme subventionnaire, s’il y a lieu.

Pour être admissible, la facture doit comporter le numéro de TVQ et de TPS de l’entreprise.  

Les factures seront signées par la cheffe de service de l’IURDPM.

 

Les achats de services

Plusieurs chercheuses et chercheurs ont recours à des professionnels ou des entreprises (p. ex. : graphisme, montage vidéo, statistiques). Les services achetés doivent préalablement faire l’objet d’une entente de service en bonne et due forme. Il faut utiliser le gabarit d’entente de service du CCSMTL, à signer par la cheffe de service de l’IURDPM avant le début du mandat. Une fois les services rendus, une facture peut être émise par la personne ou l’entreprise.

Le technicien en administration – Finances, mourad.bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca, peut soutenir la chercheuse ou le chercheur dans la préparation de l’entente de service.

Plusieurs chercheuses et chercheurs désirent verser des compensations aux personnes qui participent à leurs projets de recherche. Selon les lois en vigueur, cette compensation doit être considérée comme un dédommagement pour couvrir les inconvénients (temps, déplacement, effort, inconfort) et non comme un revenu ou un bénéfice de la recherche.

Il n’existe pas de barème ou de standard pour fixer cette compensation. Par contre, un maximum de 1 500 $ par année est établi avant que ce montant ne soit considéré comme un revenu imposable pour une personne. S’il est prévu que la personne dépasse ce montant, des arrangements devraient être pris afin que le CCSMTL émette un relevé pour fins d’impôt à la personne. Il est important de savoir que les certificats cadeaux sont considérés de la même façon que l’argent comptant.

Pour obtenir de l’argent comptant, la chercheuse ou le chercheur utilise le Formulaire d’avance de fonds via une requête au Technicien en administration – Finances, mourad.bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca. L’argent sera tiré de la petite caisse de l’IURDPM. Au moins dix jours de préavis sont requis. 

Lorsque les compensations sont versées aux personnes participantes, la personne représentant l’équipe de recherche doit leur demander de signer la Confirmation d’indemnité compensatoire pour participation à la recherche (document à télécharger).  

Une fois la collecte terminée, la chercheuse ou le chercheur doit rendre les formulaires d’indemnité signés par les personnes participantes et l’argent résiduel, s’il y a lieu, au technicien en administration – Finances. Ce dernier mettra à jour le formulaire d’avance de fonds, il fera l’écriture de la dépense dans l’unité administrative du projet de recherche et il caviardera les formulaires de compensation avant de les acheminer au service des finances.

Chaque unité administrative (UA) fait l’objet de plusieurs rapports. La chercheuse ou le chercheur est invité à prendre rendez-vous avec le technicien en administration – Finances, mourad.bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca afin de mieux comprendre comment lire ces rapports et les utiliser pour mieux gérer ses budgets de recherche.

 

Rapport périodique automatisé

Normalement, la chercheuse ou le chercheur reçoit un rapport périodique automatisé pour chacune de ses unités administratives. Si ce n’est pas le cas, il faut le mentionner 

au technicien en administration – Finances, mourad.bentatata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca pour qu’il en fasse la demande.

Le rapport périodique est un bilan des dépenses et des revenus, généré automatiquement, pour chaque période financière. Il permet de suivre, de mois en mois, le solde du compte et les grandes lignes de dépenses (regroupées).

 

Rapport d’activités détaillé

Il est possible d’obtenir un rapport d’activités détaillé auprès du technicien en administration – Finances, mourad-bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca. Ce rapport renseigne sur les salaires, les avantages sociaux et les autres dépenses. Les salaires y sont présentés globalement, les montants pour chaque personnel de recherche ne sont pas détaillés. Ce rapport permet de donner un aperçu des dépenses à une date donnée ou pour une période.

 

Rapport final

Le rapport final est produit sur demande ou selon le calendrier établi lors de l’ouverture de l’unité administrative, souvent en fin d’année financière ou en fin de subvention.

La demande doit être faite au technicien en administration – Finances, mourad.bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca:

• Numéro d’unité administrative (UA)
• Date limite pour remettre le bilan
• Gabarit à utiliser.

Un préavis d’au moins 10 jours est requis car ces rapports sont exigeants pour l’équipe de gestion financière. Ceci est particulièrement vrai si les postes budgétaires du gabarit de rapport ne correspondent pas à la charte comptable du CCSMTL.

Parce qu’ils engagent la responsabilité comptable du CCSMTL, tous les rapports finaux doivent être approuvés par le chef de la direction des finances du CCSMTL.

Dans le réseau de la santé et des services sociaux, une année financière se déroule du 1er avril au 31 mars de l’année suivante. Par défaut, tous les comptes sont remis à zéro en fin d’année financière, soit chaque 31 mars. Une démarche est donc nécessaire pour reporter le solde des projets de recherche à l’année suivante.

Au début du mois de février, il est demandé à la chercheuse ou au chercheur de fournir ces informations, par courriel au technicien en administration – Finances, mourad.bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca, pour chacune des unités administratives qui doivent se prolonger après le 31 mars :

• Lettre de prolongation de l’organisme subventionnaire c’est-à-dire qui confirme que la date de fin du projet est reportée à une date postérieure au 31 mars. Ceci n’est pas requis si c’est déjà inscrit dans la lettre d’octroi fournie lors de l’ouverture de l’UA. Dans le cas où l’organisme subventionnaire tarde à fournir la lettre, le courriel de confirmation peut être accepté de façon provisoire.
• Confirmation que toutes les stipulation (actions attendues) du projet ne sont pas encore terminées.
• Justification des dépenses prévues pour la prochaine année (p. ex. : 15 000$ en salaire et 10 000$ en achat d’équipement).

Certains organismes subventionnaires prennent du temps à fournir la lettre de prolongation. La chercheuse ou le chercheur est invité à démarrer ses démarches dès la mi-février.

La gestion budgétaire peut parfois paraître un vrai casse-tête! Voici quelques recommandations pour la chercheuse ou le chercheur :

• Lors du dépôt d’une demande de fond, séparez les dépenses prévues selon les codes secondaires (catégories de dépenses) de la charte comptable du CCSMTL. Il vous sera plus facile de suivre les rapports budgétaires du CCSMTL.
• Lorsque vous demandez à rembourser une facture, déterminez à quel code secondaire (catégorie de dépenses) correspond la dépense.
• Prenez le temps de lire les rapports périodiques. À chaque mois, repérez les dépenses et vérifiez si le solde du compte correspond à vos prévisions.
• Prenez rendez-vous avec le technicien en administration – Finances, mourad-bentata.ccsmtl@ssss.gouv.qc.ca, afin qu’il vous conseille sur des tableaux pour mieux assurer votre suivi budgétaire. En voici un exemple : Tableau de suivi budgétaire.