Gérer le personnel de recherche

Les chercheuses et chercheurs peuvent avoir du soutien pour recruter leur personnel de recherche rémunéré par des fonds gérés au CCSMTL. Sont considérés comme du personnel de recherche des assistants et assistantes de recherche ou des professionnels et professionnelles de recherche engagé à temps plein ou à temps partiel pour soutenir les travaux scientifiques. Les usagers ressources ont des particularités présentées dans une autre page. 

Pour le recrutement, une offre d’emploi doit être rédigée dans ce gabarit d’offre d’emploi puis envoyée à la cheffe de service de l’IURDPM. Cette dernière assure le lien avec les ressources humaines du CCSMTL, avec l’agente d’information de l’IURDPM et avec le siège administratif du CRIR pour que l’offre soit diffusée largement.

L’offre d’emploi est publiée sur :

• Santé Montréal
• Site Internet de l’IURDPM : section Emploi, bénévolat et recherche
• LinkedIn du CCSMTL
• LinkedIn de l’IURDPM
• Facebook de l'IURDPM
• Infolettre de l’IURDPM
• Infolettre du CRIR

Un affichage peut aussi être envisagé sur des sites spécifiques, selon le profil des candidatures recherchées.

Une fois la période d’affichage terminée, les CV sont rassemblés par l’agente administrative de l’IURDPM qui crée un tableau de suivi pour détailler la formation académique et l’expérience professionnelle de chaque personne candidate. Le tableau est remis à la chercheuse ou au chercheur qui recrute pour la présélection des personnes candidates. Les entretiens d’embauche peuvent être organisés par l’agente administrative ou directement par la chercheuse ou le chercheur. Au besoin, la cheffe de service peut aider à réviser la grille d’entretien et le test de sélection ou encore participer aux entretiens d’embauche.

Les personnes assistantes ou professionnelles de recherche ont normalement un statut contractuel au CCSMTL. Ces personnes sont sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service de l’IURDPM mais leur travail est supervisé par la chercheuse ou le chercheur.  

Des suites de ses échanges avec la personne retenue après recrutement, la chercheuse ou le chercheur remplit le contrat de travail. Il est important de renseigner toutes les sections, notamment :  

• les dates de début et de fin de contrat 

• le tarif horaire 

• la description de tâches, incluant les livrables et les dates butoirs 

• l’unité administrative (compte du projet) qui servira à payer la personne. 

Si c’est son premier contrat au CCSMTL, un formulaire de création de fournisseur et un spécimen de chèque doivent être fournis par la personne embauchée afin que le salaire puisse être déposé dans son compte bancaire. 

Une fois remplis, le contrat de travail et le formulaire de création de fournisseur et tous les documents requis (listés dans le contrat) doivent être acheminés à l’agente administrative de l’IURDPM. Elle vérifie les documents, procède aux signatures par la personne embauchée, la chercheuse ou le chercheur ainsi que la cheffe de service IURDPM puis achemine le tout à la direction des ressources humaines via une requête sur la plateforme Octopus.   

À ce jour il n’existe pas de grille salariale standardisée pour le personnel de recherche contractuel à l’IURDPM. Les chercheuses et chercheurs peuvent se référer celle de leur université. Un calculateur de salaire permet de déterminer le coût total à prévoir, en incluant le salaire, les avantages sociaux et la part de l’employeur. À noter que le personnel de recherche cotise au Régime des rentes du Québec (RRQ) mais n’a pas accès au Régime de retraite de la fonction publique (RREGOP). Les vacances, les journées de maladie et les fériés sont versés en pourcentage à chaque paye. La personne contractuelle n’accumule pas de journée et elle n’est pas payée pour ses absences. Si le contrat se termine à la date prévue, normalement aucune autre somme n’est versée.  

Le personnel de recherche a accès à des assurances collectives. Il n’y a pas de seuil minimal d’heures travaillées pour adhérer aux assurances. Par contre, l’adhésion devient obligatoire si la personne travaille plus de 18 heures par semaine, pour une durée de plus de trois mois. Pour la personne qui adhère aux assurance, il y a une durée de carence de trois mois pensant laquelle elle ne peut pas faire de réclamation. Une personne assurée doit cotiser à ses assurances même pendant les semaines où elle ne travaille pas ou moins que ses heures prévues (il y a arriérage sur la prochaine paye). Le calculateur de salaire peut aider la chercheuse ou le chercheur à déterminer la part de l’employeur dans le coût des assurances.

Si une personne travaille plus de 18 heures par semaine et qu’elle possède déjà une assurance, elle peut loger une demande d’exemption. L’agente administrative peut renseigner sur les démarches et documents requis. À noter que les assurances collectives des étudiants à l’Université de Montréal ne sont pas éligibles à une exemption car elles ne comportent pas d’assurance médicament. 

La personne nouvellement employée reçoit un matricule et un accès à la plateforme Logibec afin qu’elle remplisse son relevé de présence à toutes les deux semaines. C’est la cheffe de service de l’IURDPM qui approuve les relevés de présence. La chercheuse ou le chercheur n’ayant pas accès à Logibec, il est recommandé que la personne contractuelle lui envoie une capture d’écran, à chaque fois qu’elle remplit son relevé de présence.  

L’agente administrative de l’IURDPM peut guider le personnel de recherche pour utiliser la plateforme Logibec. Des informations sont aussi disponibles dans cet aide-mémoire (extranetccsmtl.ca). 

Mettre fin à un contrat

Une personne contractuelle ne doit pas travailler après la date de fin de son contrat. Si la chercheuse ou le chercheur désire prolonger le mandat, il faut informer préalablement l’agente administrative de l’IURDPM de la nouvelle date de fin. Une demande de « changement de conditions » sera alors déposée au département des ressources humaines. La même démarche doit être utilisée pour changer le tarif horaire ou l’unité administrative (le projet) utilisé pour payer la personne contractuelle. Si elle n’a pas eu d’information à l’effet que la personne est embauchée sur un autre projet, l’agente administrative demande aux ressources humaines de fermer son dossier.  

Une personne contractuelle peut quitter avant la fin de son contrat en donnant un préavis écrit de 30 jours.   

À la fin du contrat, la personne doit rendre sa carte d’identité du CCSMTL, et ses clés, à l’agente administrative.  

Les personnes engagées doivent détenir un permis de travail du gouvernement du Canada valide pendant tout leur mandat. Lors du processus d’embauche, les documents sont vérifiés par la direction des ressources humaines. Il n’est pas possible d’engager une personne dont le permis de travail porte la condition « PAS AUTORISE A EXERCER UN EMPLOI RELIE AU DOMAINE DE LA SANTE » via des fonds gérés au CCSMTL. Ceci même si le mandat exclut les contacts avec des personnes usagères ou que les tâches sont complètement en télétravail.