Instructions techniques pour les conférences virtuelles

Le jour j: 

• N'hésitez pas à interpeller directement le support technique en direct si vous éprouvez des problèmes techniques:

  • leur écrire dans le clavardage,

  • ou par courriel: supporttechnique@servicewebdiffusion.com

• Fermer toutes vos applications, sauf zoom. Il arrive que l'app. Team empêche l'utilisation de votre caméra et votre son par zoom

• De manière générale, connectez-vous 30 minutes à l'avance pour que la régie puisse vous voir

• Si vous vous êtes inscrits via Eventbrite, ces liens sont pour voir les conférences, sans y participer devant la caméra

• Vous devrez prendre les liens conférenciers pour vous connecter comme conférencier. Ils vous seront envoyés bientôt, dans un courriel séparé

Vous participez dans nos bureaux ?

• Au moins 45 minutes à l'avance:

  • Présentez-vous au CRLB 2275 Avenue Laurier E, Montréal, QC H2H 2N8

  • 2e étage: Le local est le 221-223 (salle Ardoise / autre)

  • Quelqu'un vous dirigera vers votre salle de diffusion

Vous participez à distance ?  2 cas de figures

13h30 à 14h20 - Échanges en groupe seulement:

Plateforme whereby, intégrée à Umanize, au format réunion.

• Liens pour vous connecter:

  • Il y a 4 liens pour les 4 groupes - Vous les recevrez par courriel

  • Vous pourrez vous connecter d'avance avec votre groupe, avec le lien admin (qui doit être gardé secret)

  • Les paramètres vous donnent la possibilité de fermer la réunion pour tous, mais éviter de le faire! Cela mettra fin à la réunion et tout le monde devra se reconnecter

  • Vous serez responsable d'écrire votre nom et votre titre en moins de 86 caractères.  Veuillez le faire de façon complète, pour que les participants puissent vous identifier

  • Tous les participants inscrits se connecteront à l'heure du début (13h30 ou un peu avant)

• Partage de la présentation:

  • Vos présentations seront montées en une seule pour éviter le partage et départage d'écran

  • La personne à la facilitation ou animation aura la responsabilité de partager et de changer les pages

  • Entendez-vous pour savoir qui le fera

  • Vous recevrez votre présentation avec les pages de transition au max mardi le 19 pour plus de sûreté

Tous les autres types de présentations

Plateforme Umanize avec des liens zoom.

• Vous recevrez un lien zoom. (Il y en a 2 possibles)

• Vous aurez le contrôle sur la présentation qui sera partagée par la régie

• La régie vous mettra à l'écran et vous retirera

• Votre nom et votre titre seront ceux que vous nous avez fournis (mais réduit en moins de 125 caractères)

 Voici un document pratique pour vous aider à vous préparer à donner une conférence virtuelle.

SWD - Meilleures pratiques en vidéo-conférence (iurdpm.ca)

Instructions pour le test technique:

• Pour vous préparer: SWD - Meilleures pratiques en vidéo-conférence (iurdpm.ca)

• Appareil utilisé le jour j: Il est indispensable d’effectuer le test sur le même appareil (laptop, tablette, etc..) qui sera utilisé le jour de l’évènement.

• Environnement: Idéalement, le test doit être effectué dans le même environnement que le jour de la conférence afin de vérifier la connexion internet.

• Écouteurs filaires: Nous vous demandons d’avoir avec vous une paire d’écouteurs filaires en cas de problèmes de son.

• Votre présentation: Nous vous demandons d’avoir avec vous votre présentation power point (même si elle n’est pas finale) ainsi que toutes vidéos, liens etc…  Qui seront présentés pendant la conférence.

  • Le tout vous sera davantage expliqué lors des séances de tests techniques.