Une fois la période d’affichage terminée, les CV sont rassemblés par l’agente administrative de l’IURDPM qui crée un tableau de suivi pour détailler la formation académique et l’expérience professionnelle de chaque personne candidate. Le tableau est remis à la chercheuse ou au chercheur pour présélectionner des personnes candidates. Les entretiens d’embauche peuvent être organisés par l’agente administrative ou directement par la chercheuse ou le chercheur. Au besoin, la cheffe de service peut aider à réviser la grille d’entretien et le test de sélection ou encore participer aux entretiens d’embauche.
Les personnes assistantes ou professionnelles de recherche ont normalement un statut contractuel au CCSMTL. Ces personnes sont sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe de service de l’IURDPM mais leur travail est supervisé par la chercheuse ou le chercheur.
La chercheuse ou le chercheur doit fournir des informations à l’agente administrative pour préparer le contrat, notamment :
- les dates de début et de fin de contrat
- le tarif horaire
- la description de tâches, incluant les livrables et les dates butoirs
- l’unité administrative (compte de projet) qui servira à payer la personne.
Une fois l’ébauche du contrat préparée, l’agente administrative de l’IURDPM la soumet à la personne embauchée qui doit signer (contrat et annexes) et fournir tous les documents listés dans le document. L’agente administrative achemine le contrat signé par toutes les parties ainsi que les documents afférents à la direction des ressources humaines pour ouvrir le dossier d’emploi.
La personne nouvellement employée reçoit un matricule et un accès à la plateforme Logibec pour remplir son relevé de présence. À chaque deux semaines, la cheffe de service approuve les relevés. Il est suggéré que la personne en fasse une capture d’écran pour la chercheuse ou le chercheur qui la supervise.